25 + комбінацій клавіш Outlook, щоб зробити вас більш продуктивним

Outlook - один з найпопулярніших настільних поштових клієнтів поштових клієнтів використання сьогодні, і якщо ви один з багатьох користувачів Outlook, наступні поєднання клавіш напевно заощадять вам багато часу.

Розблокуйте БЕЗКОШТОВНУ шпаргалку «Essential Outlook Keyboard Shortcuts» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Без сумніву, в одній статті дуже багато комбінацій клавіш для Outlook. Ви можете знайти всі перелічені на сайті підтримки Office.

Сьогодні ми розглянемо поєднання клавіш Outlook, які допоможуть вам скоротити кількість клацань мишкою і тим самим заощадити ваш час.

Робота з повідомленнями

Outlook є одним з найбільш функціональних поштових клієнтів для настільних комп'ютерів, але ця складність також робить досить неприємним пошук елементів меню зі списком декількох доступних опцій.

За допомогою комбінацій клавіш вам не потрібно залежати від вашої пам'яті ні для чого. Насправді, ви можете просто роздрукувати картку з усіма ярликами і тримати її у себе під рукою.

Найважливіше, що потрібно відзначити заздалегідь: якщо на будь-якому веб-сайті стверджується, що ви можете використовувати команду клавіатури, що починається з «Alt», пам'ятайте, що це зазвичай залежить від того, в якому вікні ви перебуваєте, і ці речі можуть легко змінитися з однієї версії Перспектива до наступного. Найкраще використовувати нові значки довідки, які Microsoft тепер надає в Outlook. Вони показують, яку альтернативну букву або цифру використовувати для активації цього пункту меню.

Через це ми зосередимося на не-Alt командах, так як вони є більш корисними. Ось кілька прикладів.

CTRL + Q / CTRL + U: позначити вибране повідомлення як прочитане або непрочитане

Іноді, коли ви переглядаєте довгий список нових повідомлень. Приємно організувати важливі повідомлення як непрочитані, щоб ви не забули повернутися і розібратися з ними пізніше. В Outlook ви можете зробити це швидко, коли повідомлення виділено, натиснувши CTRL + Q.

Це особливо корисно, коли Outlook налаштований з панеллю попереднього перегляду, тому що просто клацнувши електронною поштою і попередньо переглянувши її, ви зміните статус на читання. CTRL + Q перемкне його назад на непрочитане. CTRL + U змінить статус назад на читання, якщо вам потрібно.

CTRL + SHIFT + F: вікно розширеного пошуку

Якщо ви маєте справу з великою кількістю електронних листів, функція розширеного пошуку може стати реальним порятунком життя. Натискання CTRL + SHIFT + F відкриє вікно.

Це вікно надає вам змогу ретельно фільтрувати свої вхідні повідомлення. щоб знайти електронні листи з певними темами, від або від певних людей, позначеного статусу, чутливості і багато чого іншого.

ВСТАВИТИ: Позначити електронні листи

Ще одна швидка функція, яка може заощадити вам багато часу при перегляді нових листів, - це можливість швидко позначати важливі повідомлення на потім. Це для випадків, коли електронний лист занадто важливо для того, щоб просто позначити його як «непрочитане».

Коли у вас вибрано один з цих електронних листів, просто натисніть клавішу ВСТАВИТИ, і статус зміниться з не позначеного на позначений (або навпаки, якщо він вже позначений).

CTRL + SHIFT + G: позначка для продовження

Існує один крок над простою позначкою листа, і це можливість «налаштовувати позначку» листа з певною датою (і нагадуванням, якщо хочете), коли ви збираєтеся насправді стежити. Натисніть CTRL + SHIFT + G.

Введіть причину, з якої ви позначаєте повідомлення, дату, коли ви хочете обов'язково відповісти або простежити, і встановіть тригер нагадування, якщо вам здається, що він вам потрібен.

Навігація в Outlook

Крім керування повідомленнями, існує багато додаткових комбінацій клавіш Outlook, які дозволяють запускати функції Outlook без необхідності пошуку і клацання мишею.

CTRL + SHIFT + M: відкрити нове повідомлення

Одна з найбільш часто використовуваних команд в Outlook - це відкриття нового електронного листа. Не витрачайте свій час на пошук і натискання кнопки «Новий лист». Просто натисніть CTRL + SHIFT + M, і все готово.

CTRL + SHIFT + Q: відкрити нові збори

Ви можете зробити те саме, коли хочете призначити нову зустріч. Просто натисніть CTRL + SHIFT + Q, і відкриється нове вікно зустрічі, де ви можете встановити час і місце.

F7: перевірка правопису

До речі, коли ви пишете цей новий електронний лист або нове запрошення на збори, завжди натискайте клавішу F7, перш ніж відправляти його. Це запускає вбудовану функцію перевірки правопису. в Outlook, який може допомогти вам звучати більш професійно і бездоганно.

Звичайно, навіть коли ви друкуєте своє повідомлення в Outlook, ви побачите червону хвилясту лінію щоразу, коли з'являється слово з помилкою, але натискання клавіші F7 перед відправкою - відмінний спосіб переконатися, що ви поставили точки «я» і перетнули букви «т».

CTRL + Y: перейти до іншої теки

Якщо ви керуєте кількістю різних облікових записів електронної пошти, використовуючи один клієнт Outlook для настільного комп'ютера, ви, ймовірно, гідно оціните комбінацію клавіш CTRL + Y, яка відкриває вікно «Перейти до теки».

Це дозволяє швидко і легко пересуватися з однієї поштової теки в іншу.

F3 / CTRL + E: вікно пошуку

Говорячи про швидкий і простий, якщо вам просто потрібно знайти цей лист кілька тижнів тому, і ви згадуєте тільки частину рядка теми письма, просто натисніть F3 або CTRL + E для вікна пошуку.

F9 / CTRL + M: перевірити наявність нових повідомлень

Залежно від того, як часто Outlook налаштований на синхронізацію з обліковими записами електронної пошти., ви не завжди можете відразу отримувати нові повідомлення електронної пошти. Якщо ви стурбовані тим, що не отримуєте нового електронного листа - наприклад, коли ви скидаєте один зі своїх мережевих паролів і вам потрібно, наприклад, отримати підтвердження електронною поштою - ви можете натиснути F9 або натиснути CTRL + M, щоб примусово надіслати/Отримання процесу від усіх ваших облікових записів електронної пошти.

Це швидкий і простий спосіб переконатися, що всі облікові записи повністю синхронізовані і оновлені в будь-який час.

Стрілка вгору/вниз/ліворуч/праворуч: навігація і згортання

Ще один спосіб прискорити навігацію електронною поштою в різних поштових скриньках за допомогою клавіш зі стрілками на клавіатурі. Ось як це працює, залежно від того, на якій панелі ви знаходитеся:

Використовуйте клавіші зі стрілками ліворуч або праворуч, щоб згорнути або стиснути певні категорії - або групи дня/часу на панелі списку електронної пошти, або групи тек «Вхідні» та підпапок на панелі «Вхідні».

Використовуйте клавіші зі стрілками вгору і вниз для пересування вгору і вниз по елементах у кожній категорії.

CTRL + SHIFT + V: пересунути повідомлення до теки

Якщо вам потрібно швидко відсортувати ваші електронні листи за різними підпапками, вам знадобиться поєднання клавіш CTRL + SHIFT + V, щоб зробити це.

Коли ви виділяєте електронний лист і використовуєте цю команду, Outlook відкриє вікно «Перемістити елементи», де ви зможете вибрати теку, в яку ви хочете відсортувати електронний лист. Потім електронна пошта відправляється туди. Це так просто.

Навігація електронною поштою

Крім навігації по вікнах Outlook, кілька поєднань клавіш Outlook дозволяють переміщатися за повідомленнями електронної пошти і керувати повідомленнями електронної пошти.

SPACE / SHIFT + SPACE: перегортання повідомлень вгору або вниз

Коли ви отримуєте дуже довгі електронні листи або, можливо, вам потрібно прочитати довгу гілку електронної пошти, прокрутка може бути справжнім болем. Зекономте час, відкривши цей електронний лист, використовуючи пробіл і клавіші SHIFT + SPACE для пролистування цих повідомлень вгору або вниз.

Прокрутка за допомогою миші або клавіатури може іноді пересуватися досить повільно, тому використання сторінки вгору або вниз може заощадити деякий час.

CTRL +. / CTRL +,: прокрутити електронні листи

Багато людей воліють використовувати панель попереднього перегляду, тому що ви можете просто прокрутити вниз електронну пошту і швидко переглянути повідомлення, щоб побачити, наскільки вони важливі, перш ніж відкривати і відповідати. Якщо ви знаходитеся на екрані, де у вас мало нерухомості, ви можете не захотіти використовувати додаткову панель попереднього перегляду.

У цих випадках ви можете просто відкрити перший електронний лист у теці «Вхідні», а потім використовувати поєднання клавіш CTRL +. і CTRL +, поєднання клавіш для прокрутки вгору і вниз електронною поштою в теці «Вхідні» або теці, і відкрите повідомлення електронної пошти зміниться на наступне:

Це дійсно корисний трюк, щоб мати вікно попереднього перегляду електронної пошти, фактично не займаючи додаткове місце на екрані. Це просто спливаюче вікно, в якому буде показано наступний електронний лист, на який ви прокрутили, за допомогою цієї комбінації клавіш.

F12: зберегти повідомлення

Іноді ви можете зустріти електронний лист, який настільки важливо, що ви не хочете ризикувати його втратою. У цих випадках ви можете зберегти окремі повідомлення у вигляді MSG-файлів, натиснувши клавішу F12 з відкритим повідомленням.

Якщо це дійсно важливий електронний лист, ви можете зберегти його на зовнішньому пристрої зберігання даних щоб ви гарантовано не втратили його, навіть якщо щось піде не так з вашим диском.

Форматування листів

Outlook також пропонує кілька зручних поєднань клавіш для складання листів.

CTRL + K: вставити гіперпосилання

Часто, коли ви пишете електронного листа комусь, ви можете вставити гіперпосилання на веб-ресурс. Звичайно, ви можете вибрати текст, а потім знайти пункт меню для вставки гіперпосилання, але чому б не заощадити час, натиснувши CTRL + K?

Відкриється вікно «Вставити гіперпосилання», де ви можете вставити URL-адресу, на яку хочете послатися.

CTRL + SHIFT + P: діалогове вікно «Шрифт»

Форматування тексту у вікні складання електронної пошти зазвичай так само просто, як клацнути жирним шрифтом, курсивом або підкресленням у рядку меню. Але що, коли ви бажаєте визначити складніше форматування, таке як розмір тексту або перекреслений текст? У цих випадках набагато швидше використовувати комбінацію клавіш CTRL + SHIFT + P.

Це економить час, позбавляючи потреби пересуватися меню форматування. За допомогою комбінації клавіш все у ваших руках.

Звичайно, ви також можете виконувати просте форматування, наприклад напівжирний, курсив і підкреслення, використовуючи поєднання клавіш CTRL + B, CTRL + I і CTRL + U.

CTRL + SHIFT + L: додати список маркерів

Ще один дійсно швидкий ярлик форматування - це CTRL + SHIFT + L, який швидко заповнює будь-який список елементів вашої електронної пошти, які ви виділили.

Ви також можете форматувати вирівнювання тексту за допомогою комбінацій клавіш CTRL + L, CTRL + R і CTRL + E, щоб вирівняти виділений текст по лівому, правому краю або по центру.

CTRL + T / CTRL + SHIFT + T: збільшити або зменшити

Іноді дуже корисно швидко зробити відступи для пунктів або абзаців у вашому електронному листі. Для цього просто використовуйте комбінацію клавіш CTRL + T або CTRL + SHIFT + T, щоб збільшити або зменшити виділений текст.

CTRL + SHIFT + H: вилучити наступне слово

Ще одна корисна комбінація форматування, особливо коли ви редагуєте електронний лист, - це CTRL + SHIFT + H, яка дозволяє вилучити все наступне слово після курсора. Це економить трохи часу, замість того щоб використовувати клавіші Delete або Backspace для видалення кожного символу, по одному за раз.

Інші комбінації клавіш

Звичайно, в Outlook є щось більше, ніж просто електронна пошта. Існують завдання, нотатки і календар для управління розкладом. Ці області також мають безліч ярликів.

CTRL + G: перейти до дати

Якщо ви хочете перевірити, чи є у вас зустріч на певну дату, ви можете використовувати поєднання клавіш CTRL + G, щоб швидко перейти до цієї дати в календарі.

Всередині календаря ви можете вибрати з різних уявлень, таких як день, тиждень або місяць. Іноді буває дуже корисно перемикатися між уявленнями, особливо якщо ви плануєте поїздку або кілька місяців потому.

Швидкий спосіб перемикання між цими уявленнями - використання CTRL + Alt + число, яке представляє бажане уявлення.

• 1 = день
• 2 = робочий тиждень
• 3 = Повний тиждень
• 4 = місяць
• 5 = перегляд розкладу

CTRL + SHIFT + K: створити нове завдання з будь-якого місця

Ще одна приємна особливість в Outlook - можливість створювати завдання з будь-якої точки програми, просто натиснувши CTRL + SHIFT + K.

Можливість зробити це зручна, тому що ви можете бути в процесі написання електронного листа, перегляду свого Календаря або написання особистої замітки, і натхнення може вдарити для нового завдання. Ви можете подбати про це, не пропускаючи удар за допомогою цієї комбінації клавіш.

Те саме стосується і комбінації клавіш CTRL + N, які дозволяють створювати нові зустрічі з будь-якої точки Outlook.

А перемикання між будь-яким з представлень Outlook - «Календар», «Електронна пошта», «Нотатки» і «Завдання» - це всього лише питання натискання клавіші CTRL з подальшим номером, що представляє це подання.

Навіщо використовувати комбінації клавіш Outlook?

Outlook - це потужний поштовий клієнт для настільних комп'ютерів, тому багато компаній і людей по всьому світу продовжують використовувати його як для особистого користування, так і для роботи.

Є сенс тільки те, що програмне забезпечення, призначене для того, щоб зробити вас більш продуктивним, буде заповнено поєднаннями клавіш, які можуть зробити вас ще більш продуктивними. поєднання клавіш і ефективніше, ніж ви є сьогодні.

Чи є у вас якісь поєднання клавіш, які, на вашу думку, повинні бути в цьому списку? Чи є якісь з перерахованих вище ярликів у вашому обраному списку? Поділіться своїми думками і відгуками в розділі коментарів нижче!